El proyecto Enlace es un proyecto de adopción, lo que significa que se van a acoger las buenas prácticas que incluye la solución y no necesariamente se mantendrán todos los procesos actuales. Por supuesto, se mantendrán los procesos de la Escuela que están alineados con buenas prácticas, así como algunos que la Escuela desarrolla y otras instituciones no, y que hacen parte de los factores de diferenciación de la institución. La adopción de buenas prácticas, que incluye procesos, se realizará a partir de la metodología desarrollada por la compañía implementadora ITIS, la cual recoge todas las buenas prácticas de implementación y de industria que tienen Oracle, el PMI, y metodologías brasileñas de implementación de ERPs, pero sobre todo tomará las experiencias que ellos han tenido en otras instituciones de educación superior.

El modelo tiene una etapa que arranca con planeación. Después viene una etapa de análisis y alcance que es donde se refinan todos los requerimientos. Posteriormente, viene una fase de diseño, en la cual se mapean las necesidades de la Escuela frente a esos requerimientos, y se establece cómo resolver los temas que no necesariamente la herramienta tiene. Luego viene una etapa de construcción donde se integran aplicaciones que están en la Escuela y aplicaciones de las nuevas soluciones, se desarrollan reportes y configuraciones especiales para la institución. Después se desarrolla una etapa de pruebas para finalmente hacer una transición a ambientes productivos que es cuando la Escuela ya adoptará la solución.

Este proyecto constituye un sistema integral que va a fortalecer la operación institucional. En la primera fase se trabajarán los siguientes módulos que impactarán pregrado, posgrado y educación continuada: Campus: comunidad campus, selección y admisiones, registro académico, consejería académica, finanzas del alumno, autoevaluación, actividades y notas. Horarios: infraestructura, oferta académica, docentes, restricciones y optimización. Investigación: administración de actores, administración de productos y gestión de convocatorias y proyectos.

En la segunda fase se trabajará el módulo de Capital humano: estructura empresarial, puestos y perfiles, hojas de vida, evaluación de desempeño, gestión de objetivos, escalafón docente, gestión del talento, formación y autoservicio.

Los requerimientos con base en los cuales se seleccionó la solución PeopleSoft de Oracle, salieron del trabajo con el equipo base. Este equipo estuvo integrado por representantes de diferentes áreas, quienes no sólo asumieron el rol de su cargo actual, sino que además como representantes de la comunidad. En ese equipo base había representación de la Vicerrectoría Académica en poder de profesores, directores de departamentos, decanos, y de Liliana Pedraza, coordinadora de Desarrollo Profesoral, también había representación de áreas administrativas como Unidad de Ingeniería de Procesos, Osiris, Investigación e Innovación, Unidad de Gestión Externa, Dirección Financiera, Mercadeo y Comunicaciones, además de los representantes de Posgrados y algunos programas como Ingeniería de Sistemas. Así mismo, se acogieron recomendaciones y definiciones de Azurian, compañía externa que también hizo una labor de investigación de requerimientos. Cabe destacar que cuando se realizaron los cruces con los proveedores, se evidenció que la Escuela había realizado un buen trabajo en el tema de requerimientos, ya que la cobertura de las soluciones líderes de industria salió muy alta.
De lo que la Escuela estaba solicitando, se encontraron porcentajes del 95% en las soluciones finalistas, lo cual confirma que la Escuela definió un buen modelo de requerimientos. Si la Escuela hubiera pedido algo que no debía ser o algo que no existe, la cobertura de la solución hubiera sido menor, y si la Escuela hubiera solicitado cosas que no son importantes, en ese caso las soluciones líderes de industria no las hubieran tenido en su portafolio.

La administración del proceso fue metodológica y contó con la participación de muchos integrantes de la comunidad y externos representados en el equipo base que trabajó en la parte de selección y contratación. Todos ellos se volvieron representantes y garantes de los requerimientos de las diferentes comunidades (estudiantes, profesores, padres, personal administrativo) y llevaron esos requerimientos al proceso de selección.

La metodología del implementador involucra que el equipo de proyecto tiene que tener cierto nivel de empoderamiento para hacer definiciones, dar aprobaciones y tomar decisiones. El modelo ágil de trabajo involucra la coubicación que es poner al equipo del proyecto en un espacio colaborativo de trabajo conjunto de la mano con los consultores de la mano de la empresa implementadora, e implica también que tienen cierto margen de definición y toma de decisiones. Por supuesto, si fuera necesario algún cambio importante es posible que se llamen actores externos o sea referido a las directivas. Lo esencial es que debe ser un proceso ágil porque esas decisiones afectan de primera mano el avance en el proyecto y el cumplimiento de las metas que están trazadas.

Los beneficios del proyecto se van a documentar y cuantificar durante el desarrollo de las actividades y en la medida que se vaya entendiendo cómo se van a adoptar los procesos. Sin embargo, existe un marco general que se tuvo en cuenta para poder aprobar el caso de negocio que le dio viabilidad al proyecto. El proyecto tiene claramente unos beneficios estratégicos porque apalancan diferentes factores como por ejemplo, la actualización de componentes tecnológicos de la Escuela, la dotación de herramientas en los procesos que permitan incrementar la calidad del servicio para los diferentes miembros de la comunidad de la institución, la base de información necesaria para poder construir a partir de ella modelos analíticos y de inteligencia de negocios que apoyen la toma de decisiones, la protección de la Escuela sobre aspectos regulatorios con relación a la correcta gestión de la información y la protección de los datos.

Es también una base y una fuente para gestión del conocimiento, ya que el desarrollo del mismo proyecto le está enseñando a la Escuela cómo emprender este tipo de transformaciones, y la documentación de procesos y funciones alineados con el sistema, así como las buenas prácticas también son parte de la gestión del conocimiento. Otro de los temas estratégicos para la institución tiene que ver con la obsolescencia tecnológica, ya que actualmente se cuenta con algunos sistemas de información que están desarrollados en tecnologías de hace muchos años que no necesariamente vienen siendo soportadas de la mejor manera por las nuevas plataformas.

El modelo de construcción de software ha dado frutos positivos para la Escuela permitiéndole contar con un sistema en el que hoy en día se puede operar con muchas ventajas sin estar en un punto de emergencia o algo similar; sin embargo, la Escuela podría llegar a estarlo si se demora en hacer renovación de algunos componentes tecnológicos. En este tipo de proyecto existen varios beneficios en el orden táctico y operativo porque las soluciones de administración académica implican labores de esa índole, por ejemplo el tema de optimización de horarios tiene labores operativas, aunque también tiene efectos estratégicos como en el mejor aprovechamiento del modelo pedagógico y de la planta física de la Escuela; el tema de la investigación que por supuesto es estratégica, pero lo que está atendiendo el proyecto en una primera etapa son sus tareas operativas y tácticas.

Lo planeado inicialmente es que no haya paralelos. Por supuesto con el equipo de líderes se definirá cómo va a entrar a operación cada elemento y de una manera que no genere doble trabajo.

Es muy complicado manejar dos sistemas de información sincronizados al tiempo, por lo que ésto se evitará. Sin embargo, podrá haber algunos procesos que se manejarán en paralelo, pero esto se evaluará durante la marcha.

Es importante hacer claridad que entre los sistemas actuales hay algunos que se pretenden reemplazar con la nueva solución, pero hay otros que siguen, como por ejemplo Preciso, Moodle, Novasoft, entre otros, y algunos desarrollos institucionales para actividades propias de la Escuela que no están necesariamente relacionados con administración académica. Hay una etapa del proceso donde varias aplicaciones se van a integrar con las nuevas soluciones, y para las que se reemplazan habrá una sustitución paulatina. A partir del momento que se salga a producción, se empezará a usar de manera definitiva cada una de las partes del ciclo de la Escuela, lo cual se definirá con el apoyo del implementador y sobre todo de los líderes de la Escuela que son los que conocen las particularidades de las fechas, ciclos, sistemas y procesos, para definir cómo y cuándo es la mejor manera de salir.

Como en el caso de cualquier sistema es muy difícil y puede resultar sumamente costoso que todo sea automatizado, para esto la institución debe tener una información completa y actualizada, los procesos deben estar absolutamente claros y los puntos de control normalmente se deben estandarizar. Además, llegar a un punto de automatización total implica tener desarrollos y muchos sistemas de información.

Lo que se debe hacer es poner en la balanza ¿cuáles son las tareas operativas que son candidatas a automatizar con un nuevo sistema de información? ¿Qué otras tareas son de verificación, de control y requieren de la intervención de una persona en ciertos puntos? ¿Qué tareas son poco periódicas y hasta qué punto puede resultar más rentable que la tarea sea realizada por una persona y no por un sistema? Saber hasta dónde llegar depende de cómo se adopten los procesos, de si se asume o no una posición costo-efectiva para no generar desarrollos innecesarios y dar soluciones prácticas, y también depende del nivel de madurez que se tengan en algunas definiciones y la calidad de la información.

1. Las personas porque son quienes recogen la capacitación, la comunicación, los procesos, el todo del proyecto. Los que hacen que se logre transformación son las personas.
   
2. La información porque el sistema puede ser muy bueno, pero requiere ser alimentado con la información y datos adecuados para que de los resultados esperados. Hay unos retos grandes porque no necesariamente se tiene toda la información organizada de la manera que se necesita, por eso es que en este proyecto uno de los prerrequisitos es que se desarrollen los siguientes proyectos paralelos: migración de información y gobierno de datos en lo que atañe a investigación, administración académica y horarios. La Escuela cuenta con el acompañamiento de la empresa Azurian con su equipo, quienes por un lado apoyan en temas de la gerencia e interventoría del proyecto y, por otra parte, orientan en el tema metodológico de migración y una buena definición de gobierno de datos. Estos procesos están a la altura de preparar la plataforma tecnológica y de sacar el primer resultado.
   
3. La integración es indispensable porque si no se logra integrar estos sistemas con los sistemas de la Escuela y con sus procesos, se van a tener riesgos.

Enlace es un proyecto institucional que tiene un componente tecnológico importante que implica la adopción de unos sistemas de información y la integración entre ellos. Eso quiere decir que se van a implementar soluciones que son de tecnología de punta, por ejemplo en horarios se empezará a utilizar algoritmos e inteligencia artificial; en el caso de campus e investigación éstos sistemas van utilizar instalados en la nube en un servidor colocado en internet, lo cual ofrece una capacidad de flexibilizar la demanda de servicios en períodos como matrículas, inicio y cierre de semestre que son momentos donde la demanda y uso de los sistemas es más alta por lo que se tendrá la posibilidad de dotar los servidores y la plataforma tecnológica con mayores recursos, y cuando se esté en periodos donde no es tan alta la demanda, se dotará con menores recursos.

La Escuela por supuesto está teniendo un salto importante en términos de la capacidad tecnológica que maneja para estos procesos, que a su vez serán la base para otros procesos y otros sistemas más adelante, sin embargo, es importante enfatizar que no se trata de un proyecto de tecnología porque la tecnología es una herramienta, esto se debe entender como un proyecto institucional. Por otra parte, cabe mencionar que cuando se habla del tema de la nube se manejan inquietudes con respecto a la seguridad de la información porque el sistema y por ende los datos están ubicados en un servidor que no está en las instalaciones de la institución, y que además está viajando información por internet, entonces se tiende a pensar que es más vulnerable. Evidentemente sí puede ser vulnerable, pero actualmente, y por eso la Escuela decidió elegir una solución de industria, los sistemas ya tienen implementados grandes protocolos para poder asegurar que no hayan fugas de información, que haya continuidad de la operación y que la Escuela no se vea afectada.

Como en todo, siempre existirá una posibilidad de que un sistema falle, por eso los sistemas de seguridad involucran un alcance que va más allá de los sistemas de información. Ahora bien, entre lo que se determinó como un tema mandatorio para el proyecto y que hizo parte de los criterios de selección de la solución, es que tanto el nuevo sistema de información, como el modelo de implementación y la manera cómo se administrará la información deben cumplir al 100 % las disposiciones de la Política de Seguridad de la Información de la Escuela y el manual que se trabajó hace más de un año y que se viene implementando en la Dirección de Tecnología Osiris.

Como el alcance del proyecto involucra temas tan importantes como la administración académica y la optimización de horarios, la Secretaría General y la Vicerrectoría Académica tienen un papel preponderante en el desarrollo del proyecto.

Ellos tienen representantes en cada uno de los procesos y en cada área, y de hecho, es la Secretaría General que está definida como el patrocinador del proyecto con participación activa de la Vicerrectoría Académica en el Comité Directivo del proyecto. El proyecto Enlace impactará de manera importante a la comunidad de profesores de planta y cátedra, y estudiantes, y en una segunda etapa al personal administrativo cuando se monte el módulo de capital humano.

Existe un plan de comunicaciones, el cual permitirá que la comunidad esté informada acerca del alcance del proyecto, los equipos de trabajo y por supuesto los avances que se vayan dando de acuerdo al plan del proyecto. La comunidad recibirá la información a través de los canales institucionales como correo electrónico, carteleras digitales, redes sociales, y los demás que se consideren pertinentes como espacios de socialización.

Se construyeron guías y videos, y se realizaron capacitaciones a estudiantes, profesores, decanos, directores, personal administrativo y demás integrantes de la comunidad impactados, para explicar el sistema Enlace académico y sus funcionalidades.

En la última parte del proyecto se llevará a cabo un relevo doble, por un lado, estará la persona que estuvo en el proyecto y es quien tiene todo el conocimiento sobre lo que debería ser el nuevo funcionamiento y la nueva manera de hacer las cosas en el área, y por otro lado está quien estuvo llevando la operación y conoce lo que sucedió y lo pendiente. Así que en la última parte del proyecto será una fase de involucramiento y transferencia del conocimiento de ambas partes.

El gran propósito es mejorar, es hacer las cosas de una manera más sencilla y mucho más práctica. Así mismo, el reto es lograr que el cambio no sea complejo para los integrantes de la comunidad. Aprender a manejar las nuevas soluciones y los procesos, va a responder a muchas de las quejas con respecto a las diferentes herramientas que la Escuela tiene implementadas, y las cuales fueron identificadas particularmente, por varios grupos que trabajaron en la autoevaluación de la renovación de la acreditación institucional. No se pretende cambiar la cultura de la Escuela, lo que se quiere es que después de finalizado el proyecto, la Escuela siga su camino a la excelencia llevando varios procesos de una manera diferente, alineando a la institución con las nuevas prácticas efectivas y manteniendo las propias que funcionan de manera óptima.

Esto es una auto reflexión. El proyecto depende de todas las personas que forman parte de la Escuela. El resultado que salga del compromiso de profesores, personal administrativo y estudiantes, es lo que va a facilitar muchos procesos y así mismo, va a hacer que la Escuela pueda sacarle el máximo provecho a la solución que se va a implementar. Finalmente, esto va a redundar en beneficios para todos.

Por supuesto, hay toda una ruta de capacitación y socialización, y además se está desarrollando un proceso de gestión del cambio liderado por el comité integrado por Diana Marcela Cárdenas Pinilla, directora de Bienestar Universitario; María Ignacia Castañeda Garay, directora de la Oficina de Desarrollo Institucional; Ana Cecilia Buendía Hernández, directora de Recursos Humanos; y Liliana del Carmen Pedraza Vega, coordinadora de Desarrollo Profesoral.

Esto es una auto reflexión, ya que el proyecto está preparado, las directivas de la Escuela han hecho un gran esfuerzo en este sentido, pero el proyecto depende de toda la comunidad. Aprender y desaprender no es un proceso fácil, sin embargo, lo que debe motivar a los profesores, personal administrativo y estudiantes es que este proyecto seguirá contribuyendo a la eficiencia y sostenibilidad institucional y será un eslabón más en el camino a la excelencia.

El desarrollo del proyecto cuenta con un plan de socialización que llegará a todos los miembros de la comunidad en las etapas requeridas. Así mismo y como parte de las acciones emprendidas para apoyar y acompañar a los integrantes de la Escuela, se está llevando a cabo un proceso de gestión del cambio liderado por un comité integrado por Diana Marcela Cárdenas Pinilla, directora de Bienestar Universitario; María Ignacia Castañeda Garay, directora de la Oficina de Desarrollo Institucional; Ana Cecilia Buendía Hernández, directora de Recursos Humanos; y Liliana del Carmen Pedraza Vega, coordinadora de Desarrollo Profesoral

Como su nombre lo indica, este es un proyecto que por ende tiene un principio y un fin y apoya varios procesos institucionales, no se está creando una Escuela nueva alrededor del proyecto, quienes hacen parte de éste son los profesores, el personal administrativo, los estudiantes de la institución. Las personas que se integran al proyecto, una vez terminado volverán a sus áreas.

El equipo del proyecto no tiene una oficina jurídica. Los temas jurídicos se manejaron durante la etapa de contratación con el implementador y el fabricante. Para el tema de los procesos podrá haber consultas por demanda al equipo jurídico de la Escuela porque habrá actividades relacionadas con gobierno de la información, y por ejemplo la publicación de un espacio de autoservicio que es un portal para la comunidad de profesores y estudiantes tendrá que seguir unas normas que por supuesto ameritan que en su momento haya consultas con el equipo jurídico.

El centro de la implementación son funcionalidades de administración académica, investigación y horarios, y no tienen mayor intervención de la oficina jurídica como módulos de contratos o de gestión de procesos jurídicos.

El alcance del sistema de investigación tiene dos grandes áreas, una es el soporte a la operación del proceso de investigación, y dos es el soporte a la gestión de convocatorias de proyectos de investigación. En la primera parte el sistema permite manejar los actores principales de un proceso de investigación, como son los investigadores, semilleros, grupos de investigación, jóvenes investigadores, y los productos de investigación de todos esos actores.

En la segunda área, el sistema permite generar la convocatoria, los criterios, la información que se requiere para poder adjudicar los proyectos, así como el control de la ejecución de dichos proyectos. Lo anterior corresponde a la etapa inicial. Cabe aclarar que hay sistemas para el soporte de la gestión de la investigación que incluso permiten la publicación y la integración con las bases mundiales, sin embargo, como el proceso en la Escuela ha venido madurando desde hace algunos años, lo que se requiere primero es el soporte a la operación, ya que hoy en día es muy manual, temas como la consolidación de información para reportar a organismos como Colciencias, llevar control efectivo de convocatorias, tener la visión integral de las actividades de investigación de los profesores, entre otras. Esto forma parte del plan estratégico de investigación e innovación de la Escuela.